Mengenal Surat Elektronis (E-Mail)

Surat elektronis banyak digunakan karena alasan mudah dalam pengiriman dan cepat dalam penyampaian. Surat elektronis tidak memerlukan kertas ataupun prangko. Pemakai cukup mengetik melalui keyboard dan dalam hitungan detik setelah dikirimkan, surat akan sampai ke tujuan meskipun jarak antara pengirim dan penerima mencapai ribuan kilometer.

1. Alamat E-mail

Untuk mengirimkan atau menerima surat elektronis, pemakai perlu menggunakan perangkat lunak e-mail semacam Eudora, Outlook Express, atau KMail. Alternatif yang lain yaitu dengan menggunakan e-mail berbasis Web yang ditawarkan oleh pelbagai portal seperti Yahoo dan Lycos. Layanan seperti ini dapat diperoleh secara gratis.

Gambar 1 Contoh program e-mail.

Gambar 2 Contoh e-mail berbasis Web.

Supaya seseorang dapat mengirim dan menerima surat elektronis, la perlu memiliki alamat e-mail. Alamat e-mail berbentuk semacam berikut:
triana@pelitanusa.ac.id
Tanda @ memisahkan antara nama pemakai dan nama domain.

2. Isi e-mail
Gambar 3 memperlihatkan contoh surat elektronis yang akan dikirimkan ke seseorang

Hasil gambar untuk Contoh penulisan e-mail

Gambar 3 Contoh penulisan e-mail.

Beberapa hal pada gambar di atas yang perlu diketahui:

To menyatakan alamat e-mail milik orang yang akan dikirimi surat elektronis.
Cc (singkatan dari "carbon copy") menyatakan alamat e-mail orang lain yang mendapat tembusan surat.
Bcc (singkatan dari "blind carbon copy") menyatakan orang yang mendapatkan tembusan tetapi orang yangdisebut dalam To tak bisa mengetahui kalau e-mail ditembuskan ke orang yang disebutkan dalam Bcc ini.
Subject menyatakan inti dari surat. Bagian ini perlu diisi agar orang yang menerima bisa mendapatkan gambaran isi surat sebelum membukanya.

Catatan: Hal lain yang perlu diketahui adalah attachment. Attachment memungkinkan seseorang menyertakan berkas lain (dapat berupa dokumen, gambar, video, dan bahkan musik) ke dalam surat. Namun, fitur ini banyalk disalahgunakan untuk menularkan virus. Hati-hati dengan virus semacam ini. Itulah sebabnya disarankan untuk tidak membuka e-mail tak dikenal yang mengandung attachment. Jika Anda mencoba membuka berkas attachment seperti itu, virus akan segera menulari komputer Anda.

Gambar 4 Contoh email yang mengandung attachment.

3. Etika Mengirim E-mail
Etika dalam menuliskan surat elektronik dikenal dengan nama netetiquette atau internetetiquette. Beberapa aturan yang perlu diketahui:

Hindari penggunaan huruf kapital terhadap seluruh pesan. Pesan seperti itu dapat diartikan sebagai teriakan. Jadi, tidak sopan. Namun kata-kata tertentu yang ditulis dengan huruf kapital masih diperkenankan.
Jangan mengirimkan penyertaan berkas (attachment) yang sangat besar, kecuali memang diminta. Alasan ini mudah dipahami mengingat banyak pemakai yang masih menggunakan sistem dial-up sehingga ukuran berkas yang besar akan memperlambat proses pengambilannya.
Jika akan menjawab e-mail, kutipan yang dikembalikan ke pengirim semula hanya yang relevan saja (jangan semuanya). Umumnya jika pemakai membalas surat elektronis yang diterimanya (via Reply). seluruh isi surat akan dijadikan sebagai kutipan. Hal seperti ini dapat membuat ukuran e-mail menjadi sangat besar. Efeknya yakni terhadap waktu pengiriman atau pengambilan yang cukup lama. Selain itu, e-mail menjadi tampak ruwet. Oleh karena itu, buanglah kutipan yang tidak perlu dan cantumkan yang memang benar-benar diperlukan.
Hindari penggunaan kata-kata pedas. Kata-kata pedas akan membuat orang tak merasa enak hati.

Catatan: Flamming merupakan istilah dalam Internet yang menyatakan isi pesan surat yang menyakitkan hati.

Hindari kesalahan ejaan ataupun tatabahasa, tetapi tidak perlu mengkritik sekiranya terdapat kesalahan pada pesan yang Anda terima.
Bacalah FAQ (Frequently Asked Question) jika Anda Anda baru saja bergabung dalam sebuah grup diskusi. FAQ atau pertanyaan-pertanyaan yang sering dilontarkan oleh orang biasanya mencantumkan aturan aturan yang harus dipeuh oleh anggota grup diskusi yang ingin berkomunikasi.

Singkatan Kata-kata dan
Emoticon

Pesan dalam surat elektronis acapkali menggunakan singkatan seperti BTW (By the way) atau OTDH (On the other hand). Selain itu, emoticon juga seringkali dipakai. Yang dimaksud dengan emoticon adalah simbol-simbol yang mengungkapkan emosi. Beberapa contoh dapat dilihat di bawah ini.

:-) Senyum
:-( Mengerutkan dahi
;-) Mengedipkan mata
:-o Terkejut
8-o Terguncang
:-s Bingung
:-\ Ragu-ragu

4. E-mail Sampah

Berkaitan dengan surat elektronis, terdapat istilah spam atau junk mail. Istilah ini menyatakan surat elektronis yang tak diharapkan oleh penerima dan biasanya berupa iklan atau surat berantai. Surat seperti itu seringkali menjengkelkan penerima karena berisi hal-hal yang tak dikehendaki dan hanya akan memenuhi kotak pos surat elektronis.

Untuk menghapus spam secara otomatis, Anda bisa memasang filter yang biasanya disediakan oleh program-program e-mail.